Tiếp tục hoàn thiện và kiện toàn công tác lưu trữ lài liệu đất đai gắn liền với công tác xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin đất đai và xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai

Đăng lúc: Thứ năm - 10/09/2015 04:53 - Người đăng bài viết: Nguyễn Thị Kim Ngân

1. Sự hình thành và phát triển công tác lưu trữ tài liệu đất đai. Tài liệu lưu trữ là di sản của dân tộc có giá trị đặc biệt đối với công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước, về phương diện kiến thiết quốc gia, là bằng chứng, là phương tiện cực kỳ quan trọng trong đấu tranh chính trị - ngoại gia, đấu tranh bảo vệ quyền, quyền chủ quyền quốc gia trên lãnh thổ, vùng biển, vùng trời của Tổ quốc. Ngay từ khi đất nước ta giành được độc lập, ngày 03/01/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký thông đạt số 1C/VP quy định “Cấm không được hủy công văn, tài liệu có giá trị về phương diện kiến thiết quốc gia”.
Tiếp tục hoàn thiện và kiện toàn công tác lưu trữ lài liệu đất đai gắn liền với công tác xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin đất đai và xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai

Tiếp tục hoàn thiện và kiện toàn công tác lưu trữ lài liệu đất đai gắn liền với công tác xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin đất đai và xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai

Ngày nay, tài liệu lưu trữ, thông tin quá khứ trong tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn và rất cần thiết để giải quyết các nhiệm vụ thực tiễn đặt ra trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức Đảng, đoàn thể, các tổ chức chính trị xã hội, các cá nhân, các nhà quản lý và người dân.
Với ý nghĩa to lớn ấy, Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật, Luật để hoàn thiện công tác lưu trữ tài liệu nhằm bảo vệ nguồn thông tin tài liệu để lại cho hậu thế di sản văn hoá dân tộc.
Cũng như các lĩnh vực hoạt động xã hội khác, ngành quản lý đất đai là cơ quan chuyên môn trong hệ thống quản lý Nhà nước. Xuyên suốt lịch sử trong quá trình thực hiện nhiệm vụ đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu lớn chứa đựng thông tin đa dạng, phong phú như: thông tin về hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động nghiên cứu khoa học, các thông tin về phân bố dân cư, xây dựng các cơ sở kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh và quốc phòng, tài nguyên thiên nhiên… Có ý nghĩa kinh tế, xã hội sâu sắc trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc.
Cùng với sự phát triển của Ngành, phông lưu trữ tài liệu đất đai được hình thành trong quá trình hoạt động quản lý Nhà nước của ngành quản lý đất đai, cụ thể:  tại Nghị định số 404/CP ngày 09 tháng 11 năm 1979 của Hội đồng Chính phủ đã quy định chức năng nhiệm vụ trong đó có nhiệm vụ lưu trữ tài liệu về ruộng đất, cung cấp những tài liệu cần thiết và giúp việc giải quyết những tranh chấp về ruộng đất, giúp việc xử lý các vụ vi phạm pháp luật về ruộng đất. Để thực hiện nhiệm vụ lưu trữ tài liệu các Trung tâm Thông tin - Lưu trữ địa chính quốc gia (Quyết định số 102/QĐ-TCCB ngày 20 tháng 2 năm 1993 của Tổng cục Quản lý ruộng đất), Trung tâm Thông tin - Lưu trữ Tư liệu địa chính (Quyết định số 175/TCCB ngày 26 tháng 10 năm 1994 của Tổng cục trưởng Tổng cục địa chính) ra đời kế tiếp nhau có chức năng lưu trữ, xử lý, bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu địa chính ở cấp Trung ương đồng thời có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản, bảo vệ tài liệu đất đai của chế độ cũ có giá trị lịch sử.
 Trước yêu cầu về quản lý nhà nước và tăng cường công tác quản lý đất đai, hệ thống Thông tin - Lưu trữ địa chính từ Trung ương đến địa phương cũng được hình thành theo Quyết định số 386/QĐ-ĐC ngày 24 tháng 5 năm 1995 Tổng cục Địa chính về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động nghiệp vụ của hệ thống thông tin - Lưu trữ địa chính từ Trung ương đến địa phương. Theo Quy chế, ở Trung ương có Trung tâm Thông tin - Lưu trữ tư liệu địa chính trực thuộc Tổng cục địa chính; ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có Trung tâm Thông tin - Lưu trữ địa chính tỉnh, trực thuộc Sở Địa chính; ở huyện, quận, thị xã, việc lưu trữ tài liệu địa chính do phòng Địa chính quản lý và giao cho một cán bộ phụ trách; ở xã, phường, thị trấn việc lưu trữ địa chính do cán bộ địa chính xã đảm nhiệm.
Tại thời điểm này, Nhà nước đã đầu tư xây dựng hệ thống Trung tâm Lưu trữ - Tư liệu địa chính tại 63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (giai đoạn I xây dựng Nhà lưu trữ, giai đoạn II hệ thống máy tính) bước đầu đã đi vào hoạt động có hiệu quả.
Để thống nhất công tác lưu trữ của ngành địa chính, ngày 24/9/2002 Tổng cục Địa chính đã ban hành Quyết định (tạm thời) số 210/QĐ-TCĐC ngày 24/5/2002 về việc Ban hành quy định giao nộp lưu trữ, quản lý, cung cấp và khai thác sử dụng thông tin - tư liệu địa chính. Quy định này quy định cụ thể việc giao nộp, lưu trữ, quản lý, cung cấp và khai thác sử dụng thông tin - tư liệu đo đạc - bản đồ và quản lý đất đai của các cơ quan, đơn vị, tổ chức trực thuộc Tổng cục Địa chính, các Sở Địa chính, Sở Địa chính - Nhà đất các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các cơ quan, đơn vị, tổ chức xuất bản các ấn phẩm từ thông tin - tư liệu địa chính, thông tin - tư liệu địa chính chuyên ngành có liên quan đến địa chính phải lưu chiểu tại Tổng cục Địa chính theo qui định của chính phủ.
Khi thành lập Bộ Tài nguyên và Môi trường, đặc biệt là sau khi Luật  đất đai năm 2003 được ban hành, hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai được thành lập ở cấp tỉnh và cấp huyện có chức năng tổ chức thực hiện đăng ký sử dụng đất và chỉnh lý thống nhất biến động về sử dụng đất, quản lý hồ sơ địa chính - nhiệm vụ lưu trữ tài liệu đất đai được quy định theo phân cấp quản lý. Tại Thông tư số 09/2007/TT-BTNMT ngày 02 tháng 08 năm 2007 của Bộ Tài nguyên và Môi trường về việc hướng dẫn việc lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính chỉ quy định Văn phòng đăng ký quyền sử dụng quản lý lưu trữ hồ sơ địa chính; còn tài liệu đất đai khác mặc nhiên lưu trữ tại Trung tâm Thông tin Tài nguyên và Môi trường. Thực tế hiện nay tại cấp tỉnh tài liệu đất đai cũng không tập trung, đang quản lý phân tán tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, Trung tâm kỹ thuật Tài nguyên môi trường (Trung tâm kỹ thuật địa chính), Phòng quản lý đất đai (hoặc Chi cục Quản lý đất đai), Trung tâm Công nghệ Thông tin Tài nguyên Môi trường.
Mặt khác cấp tỉnh chỉ quản lý hồ sơ của các Tổ chức, trong khi phần lớn hồ sơ của Hộ gia đình và cá nhân lại lưu trữ tại cấp huyện song lại chưa có quy định, hướng dẫn và tổ chức lưu trữ tại cấp huyện.
Sự quản lý phân tán tài liệu lưu trữ đã làm cho hiệu quả sử dụng kém, không còn hệ thống Thông tin - Lưu trữ địa chính từ Trung ương đến địa phương khó khăn cho việc quản lý, bảo quản và không thống nhất trong chỉ đạo nghiệp vụ, đôi lúc còn trùng lặp trong đầu tư về công tác lưu trữ tài liệu đất đai.
Trong giai đoạn này ở Trung ương việc lưu trữ  tài liệu đất đai cũng lưu trữ phân tán tại cơ quan chuyên môn về đất đai là Vụ Đất đai và Vụ Đăng ký và Thống kê, Trung tâm Điều tra Quy hoạch đất đai. Từ khi khi thành lập Tổng cục Quản lý đất đai, Trung tâm Lưu trữ và Thông tin đất đai là đơn vị sự nghiệp thuộc Tổng cục Quản lý đất đai (Quyết định số 134/2008/QĐ-TTg ngày 02 tháng 10 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ) đã thực hiện chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ, cung cấp thông tin, dữ liệu về đất đai. Đã thu thập toàn bộ tài liệu hành chính, đề tài, dự án về đất đai của Tổng cục Quản lý ruộng đất, Tổng cục Quản lý đất đai về kho lưu trữ; tổ chức chỉnh lý, sắp xếp hoàn chỉnh theo quy định 324 mét giá tài liệu giấy, sao lưu và bảo quản 1507 đĩa CD, DVD tài liệu dạng số; quét hơn 90.000 trang tài liệu quản lý trên dữ liệu số, loại ra và làm thủ tục tiêu hủy khối lượng lớn tài liệu trùng thừa, hết giá trị, giảm thiểu kho tàng trang thiết bị bảo quản tài liệu tại các đơn vị, xây dựng hệ thống kho lưu trữ đầy đủ, hoàn chỉnh phông lưu trữ đất đai tại Trung ương giúp công tác lưu trữ tại Tổng cục đi vào nền nếp, khoa học; việc giao nộp tài liệu, sản phẩm đề tài, dự án vào lưu trữ của các đơn vị đã trở thành nhiệm thường xuyên hàng năm khi kết thúc công việc. Nguồn tài liệu đã tập trung về kho lưu trữ để quản lý, bảo quản phục vụ khai thác sử dụng của cá nhân và tổ chức nhanh chóng, kịp thời đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc quản lý đất đai trong Tổng cục.
Bộ Tài nguyên và Môi trường đã ban hành Quy trình nghiệp vụ lưu trữ tài liệu đất đai và Thông tư ban hành Định mức kinh tế - kỹ thuật lưu trữ tài liệu đất đai làm cơ sở hướng dẫn cho các cơ quan, đơn vị ngành quản lý đất đai từ Trung ương đến địa phương thực hiện tốt công tác lưu trữ tài liệu.
Nhìn nhận lại về quá trình hình thành và phát triển của công tác lưu trữ tài liệu đất đai đã có nhiều địa phương quan tâm tổ chức tốt công tác lưu trữ đi vào nền nếp, sử dụng hiệu quả thông tin tài liệu lưu trữ trong quá trình quản lý đất đai. Nhưng cũng còn một số địa phương vẫn còn những tồn tại hạn chế, trong đó nhận thức của lãnh đạo một số cơ quan về vai trò, tầm quan trọng về công tác này chưa đầy đủ, chưa dành sự quan tâm đúng mức cho công tác này, tình trạng bố trí công chức, viên chức kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ vẫn chiếm tỉ lệ cao; cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ tại nhiều địa phương chưa đáp ứng yêu cầu, chưa bố trí kho để lưu trữ tài liệu nhất là cấp huyện, có nơi đã sử dụng không đúng mục đích Nhà Lưu trữ được trang bị trước đây ở cấp tỉnh; tài liệu còn phân tán rải rác chưa thu thập lưu trữ tập trung, hoặc có nơi đã tập trung nhưng còn tình trạng chất đống chưa chỉnh lý sắp xếp lưu trữ theo quy định, việc tra tìm sử dụng thông tin tài liệu trong quá khứ về đất đai, việc khai thác phục vụ theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, người dân về tài liệu đất đai còn gặp nhiều khó khăn đôi khi không còn thông tin tài liệu hạn chế không ít tới việc quản lý nhà nước về đất đai.
Nguyên nhân của tồn tại trên là do chưa có cơ chế, chính sách và kinh phí hoạt động cho công tác này, chưa bố trí kinh phí thường xuyên hàng năm ở địa phương (cấp huyện). Ở Trung ương chưa có văn bản chỉ đạo thống nhất từ Trung ương xuống địa phương về công tác này sau một thời gian dài từ năm 2003 đến nay.
Để đánh giá lại công tác lưu trữ tài liệu đất đai từ trước đến nay, tìm ra được những khó khăn, thách thức nhằm đưa ra biện pháp để thu thập, chỉnh lý, bảo quản tài liệu, bổ sung nguồn tài liệu làm phong phú thành phần phông lưu trữ đất đai và khả năng phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ, bảo vệ tài liệu phục vụ nhu cầu nghiên cứu, khai thác cho các tổ chức và cá nhân trong xã hội cần được sự quan tâm hơn nữa của lãnh đạo ngành quản lý đất đai các cấp từ Trung ương đến địa phương về chủ trương, chính sách, kinh phí, nhân lực để kiện toàn, thống nhất hơn nữa về công tác lưu trữ tài liệu đất đai.
 2. Công tác xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin đất đai, xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai.
Trong những năm vừa qua, được sự quan tâm chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Tổng cục và sự quan tâm của UBND các cấp việc triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai đã bước đầu có những kết quả nhất định. Đặc biệt từ khi có Chiến lược ứng dụng công nghệ Thông tin ngành tài nguyên Môi trường được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt và có sự chỉ đạo thống nhất về công nghệ của Cục Công nghệ Thông tin.
Việc triển khai Dự án VLAP tại 9 tỉnh và xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai vĩ mô cấp Trung ương (trong thành phần cơ sở dữ liệu tài nguyên môi trường) và đặc biệt là việc phê duyệt dự án tổng thể về xây dựng hồ sơ địa chính, đăng ký đất đai, cấp GCN và xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai đã mang lại những kết quả khả quan và có hiệu quả nhất định trong quản lý góp phần tránh trùng lặp trong đầu tư, tiết kiệm trong giải phóng mặt bằng khi thực hiện quy hoạch các công trình mới trên nền cơ sở dữ liệu đất đai.
Lãnh đạo các cấp cũng đã quan tâm chỉ đạo công tác xây dựng hệ thống Hồ sơ địa chính và Cơ sở dữ liệu quản lý đất đai trên địa bàn của địa phương, các ngành cũng đã phối hợp tương đối chặt chẽ để kết quả của dự án đầu tư đạt hiệu quả cao phục vụ công tác quản lý, ổn định xã hội và nhu cầu sử dụng của các đối tượng khác nhau.
            Về đội ngũ cán bộ của Văn phòng Đăng ký đất đai, Trung tâm Công nghệ Thông tin trực tiếp tác nghiệp phục vụ thực hiện dự án ở địa phương hầu hết đã nắm được quy trình, nghiệp vụ, hiểu biết công việc. Đội ngũ phát triển phần mềm ở một số địa phương như Đồng Nai, Kiên Giang, Bình Định… có trình độ cao, nắm vũng các mục tiêu quản lý, cập nhật, khai thác xây dựng CSDL theo đúng định hướng đề ra. Có địa phương đã bắt đầu làm chủ được hệ thống CSDL như TP Hồ Chí Minh, Đồng Nai, Hải Phòng, Vĩnh Long, Hà Nam, Nam Định, Bắc Ninh…nhưng cũng có địa phương nguồn nhân lực, cơ sở vật chất vẫn còn yếu, đặc biệt là các tỉnh Miền núi phía bắc và Tây nguyên.
Ngày 13/03/2008 Bộ Tài nguyên và Môi trường đã có Công văn số 872/BTNMT- ĐKTKĐĐ về việc lập Dự án tổng thể xây dựng hệ thống Hồ sơ địa chính và Cơ sở dữ liệu quản lý đất đai nhằm đẩy nhanh tiến độ xây dựng hệ thống Hồ sơ địa chính và Cơ sở dữ liệu đất đai phục vụ tốt cho công tác Quản lý, khai thác, cập nhật chỉnh lý biến động đất đai, đồng thời phục vụ tốt cho nhu cầu quản lý của các ngành liên quan và nhu cầu sử dụng của người dân. Hàng năm Bộ đã có kế hoạch hỗ trợ kinh phí cho các địa phương để thực hiện nhiệm vụ nêu trên. Tuy nhiên, kinh phí cả phần Trung ương và địa phương chưa đáp ứng so với nhu cầu. Thêm vào đó các địa phương còn đầu tư dàn trải và chủ yếu tập trung cho khâu đo đạc lập bản đồ là chính, chưa chú trọng đúng mức tới khâu xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai.
Do mới chỉ tập trung chỉ đạo xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai ở những nơi đo mới nên việc quản lý và đưa vào sử dụng những dữ liệu đất đai đã xây dựng trước đây chưa được quan tâm đúng mức nên chưa phát huy được hiệu quả trong đầu tư. Chưa có hình thức và biện pháp triển khai linh hoạt tại các địa phương có điều kiện kinh tế và đặc điểm dữ liệu địa chính, trình độ, năng lực cán bộ khác nhau đã làm ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai.
            Với mục tiêu quản lý đến từng thửa đất bằng công nghệ số, từ năm 2000 đến nay, Ngành đã từng bước chuẩn hóa dữ liệu địa chính và xây dựng cơ sở dữ liệu số đến từng thửa đất. Đến nay, đã có 02 tỉnh ( Đồng Nai, Vĩnh Long) xây dựng xong và vận hành cơ sở dữ liệu đất đai toàn tỉnh; có 121/709 đơn vị cấp huyện đang vận hành cơ sở dữ liệu đất đai, trong đó có 58 đơn vị cấp huyện thuộc 9 tỉnh, thành phố thực hiện dự án VLAP đã vận hành và quản lý cơ sở dữ liệu đất đai liên thông ở cả 3 cấp xã, huyện, tỉnh; đã hoàn thiện việc xây dựng cơ sở dữ liệu đất lúa cho 9.027 xã.
Hiện nay, Ngành đang triển khai thực hiện Quyết định số 1975/QĐ-TTg ngày 30 tháng 10 năm 2013 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Dự án Xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai với các nội dung: Xây dựng, triển khai, quản lý, vận hành, khai thác, cập nhật hệ thống thông tin đất đai quốc gia thống nhất gồm các dữ liệu đất đai chuyên đề, qua các thời kỳ; Kết nối cơ sở dữ liệu đất đai với các ngành có nhu cầu.  Xây dựng các quy chế cập nhật, khai thác, vận hành hệ thống lâu dài đảm bảo tính đồng bộ, trách nhiệm, đúng thẩm quyền của tổ chức, cá nhân tham gia hệ thống từ cấp Trung ương đến các cấp địa phương. Tổ chức các lớp tập huấn về tích hợp dữ liệu, an ninh bảo mật, an toàn dữ liệu, hệ thống phần mềm gốc, công cụ phát triển, hệ thống thông tin địa lý (GIS) và vận hành bảo trì hệ thống. 
Kết quả xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai trong những năm qua là bước khởi đầu để Ngành nỗ lực hơn nữa trong việc xây dựng hệ thống thông tin đất đai đa mục tiêu theo mô hình hiện đại, thông suốt từ Trung ương đến địa phương nhằm cung cấp và khai thác sử dụng một cách nhanh chóng kịp thời và thường xuyên đến mọi tổ chức, người dân và doanh nghiệp; đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về quản lý nhà nước về đất đai, phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh, nghiên cứu khoa học, các nhu cầu khác của xã hội./.
Tác giả bài viết: Cao Tiến Nam - Phó Giám đốc Phụ trách Trung tâm Dữ liệu và Thông tin đất đai

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn

 

Land Portal

Xem nhiều nhất

Thăm dò ý kiến

Bạn quan tâm gì nhất Luật Đất Đai ?

Đã đầy đủ nội dung

Cần có nhiều văn bản hướng dẫn thi hành Luật đất đai hơn nữa

Tốt. Có nhiều nội dung quy định chi tiết

Cần có bộ phận hỗ trợ trực tuyến

Cần có sổ tay hướng dẫn